Особенности и советы переезда на новый офис

Переезжая на новое место, компания тщательно готовится в перевозке вещей. Документация, оргтехника, личные вещи нуждаются в бережной транспортировке.

Чтобы процедура прошла без потерь, необходимо поэтапно планировать последовательность действий.

Переезд в новый офис

Успех мероприятия зависит от точности поставленных задач руководителя. Перед тем, как заказать офисный переезд, необходимо уведомить сотрудников о дате выезда и предварительной подготовке. Задача состоит в корректном донесении информации. Это позволит скоординировать действия и уехать со старого места с минимальными потерями.

Организация процесса

Начальник заранее дает установку о необходимости сбора вещей и составляет список необходимого инвентаря. Время, за которое происходит информирование, зависит от масштабов организации. Чем больше вещей, тем раньше оповещается персонал.

Директор, либо управляющий, разбивает процесс на стадии:

• согласование плана нового помещения с расстановкой мебели. Габариты текущих принадлежностей могут не соответствовать размерам офиса;
• поиск подрядчика;
• информирование персонала о дате и времени приезда машины;
• постановка задач каждому сотруднику (отделу), назначение зоны ответственности;
• тара. Упаковочный материал закупается согласно заявкам сотрудников с запасом для хозяйственного инвентаря. Оргтехника формируется в деревянный ящики, либо усиленные коробки; хрупкий груз оборачивается воздушно-пузырьковой пленкой; документация – в картонные короба с финишной обмоткой пленкой (защита от влаги); небьющиеся вещи, хозяйственные принадлежности – в мешки;
• маркировочные стикеры. Требуется для обозначения вещей и фиксации количества вещей. Пронумерованные предметы легче принимать при выгрузке на новом месте;
• назначение ответственного, ведущего отчет в проделанной работе. В установленный день подрядчик перевозит сформированный груз на указанный адрес.

Рекомендации

Для обозначения бьющихся вещей, требующих бережной перевозки, использовать яркие наклейки, привлекающие внимание и разместить отдельно от остальных вещей.

Сокращение объема достигается разбором мебели (по возможности). Фурнитура не потеряется, если примотать ее скотчем, либо пленкой в основной части. Болты от стульев, складываются в пакет и фиксируются на ножке. Это позволяет избежать путаницы при сборке.

Каждое упакованное рабочее место подписывать фамилией пользователя. Это упростит поиск при размещении.

Соблюдение простых советов позволяет без потерь уехать из прежнего офиса.