Интересные сведения об особенностях работы организатором мероприятий

Проведение различных массовых мероприятий нуждается в организованности, четком следовании определенному плану, чтобы вовлечь участников в общий ход, сделать событие интересным.

Обычно такую роль может исполнять один человек, или группа людей, в зависимости от массовости события, его направленности, способу проведения. Требуется компетентный организатор мероприятий, знающий все особенности действия, имеющий свою программу, или выполняющий требования устроителей.

Понятие

Таких людей называют по-современному ивент-менеджерами. Термин пошел от английского слова Event, что в переводе обозначает событие. Это могут быть мероприятия рекламного, делового, праздничного, просветительского характера, проводиться разных формах, начиная от презентации, и заканчивая днями рождения, свадьбами.

Организатор работает по заказу устроителей, но при этом может предлагать свою программу в рамках тематики мероприятия, его продолжительности, количества приглашенных и других параметров.

Часто требуется образование в определенной сфере, наличие сертификатов и других документов. Особенно это важно если речь идет о деловых и научных мероприятиях типа презентаций, выставок, встреч, конференций. В этом случае часто требуется следование определенному протоколу.

Для развлекательных важно наличие определенной программы, общительности организатора, его коммуникативных возможностей, способности вовлечь в событие всех участвующих людей.

Обязанности

В сферу компетенции специалиста входит:

1. Общение с устроителями мероприятия и понимание целей, задач мероприятия.
2. Выработка концепции и программы события, оформление помещения или площадки, организация приема гостей и участников.
3. Составление сметы расходов по приему людей, оформления помещений или площадок, приобретении подарков и аксессуаров, если планируется их вручение.
4. Если мероприятия требует привлечения подрядчиков, то с ними также договаривается организатор.
5. Подыскивается место проведения мероприятия, оформляются документы по аренде.
6. Оформляются помещения или площадки.

Также на организаторов часто возлагаются обязанности оформления пригласительных, информирование гостей и участников. Данные люди или группа лиц ведет мероприятие, нанимает обслуживающий персонал. Также организаторы могут отвечать за кухню, обеспечение транспортом, музыкальное сопровождение и другие стороны события.