Что лучше: традиционная папка регистратор или цифровая архивация

Каждому бизнесу для успеха нужна какая-то файловая система. В конце концов, организация – ключ к успеху. Без нее все будет забыто, потеряно или даже не закончено.
Конечно, то, как мы подаем, за годы сильно изменилось. В прошлом и сегодня многие компании приобретают канцтовары в Officea4, такие как: папки-регистраторы, скоросшиватели и прозрачные файлы для документов.

По мере того, как страна постепенно переходила от бумажных документов к цифровым, компании следовали ее примеру. В настоящее время распространены либо чисто цифровые методы хранения, либо даже их комбинация. Давайте посмотрим, какой метод лучше всего подходит для современного бизнеса.

Традиционная архивация

Некоторые из более традиционных систем архивации включают использование папки-регистратора. Документы классифицированы и организованы в каждой папке с разделителями по темам. Когда бумаги подшиты, их переносят в ящик или на стеллаж для хранения, где больше места.

Чтобы упростить поиск информации, она обычно располагалась в датированном или алфавитном порядке. Запирающиеся шкафы для документов тоже являются обычным явлением, особенно для хранения информации о сотрудниках и конфиденциальных бумаг.

Одна из причин, по которой такой способ архивации до сих пор широко используется, заключается в том, что он работает. Кроме того, люди не любят перемен, и для компаний, сотрудники которых работали так много лет, иногда имеет смысл продолжать использовать ту же систему организации и хранения документов, к какой они привыкли. Это особенно актуально для сотрудников старшего поколения, которые выросли не в окружении компьютеров и технологий.

Конечно, как и в большинстве случаев, у традиционной подачи есть обратная сторона. Наличие только бумажных копий означает, что со временем все накапливается. В офисе не так много места, и наступит время, когда используемый метод регистрации будет поставлен под сомнение.

Возьмем, к примеру, кабинет врача. Рукописные заметки о каждом пациенте не только затрудняют разборчивость, но также означают, что при хранении медицинских карт каждого пациента в бумажном формате пространство для них вскоре будет заполнено до краев. К счастью, цифровые методы хранения могут ликвидировать эти недостатки и помочь устранить пробелы в ограничениях традиционной регистрации.

Цифровая архивация

Итак, что представляет собой цифровая архивация? Это комбинация серверов, внешних жестких дисков и USB-накопителей. Цифровая архивация – хороший вариант, если вы хотите сэкономить место в офисе или если вам нужно легко транспортировать документы. Кроме того, без необходимости делать распечатки для традиционного хранения вы используете меньше чернил для принтера и бумаги для копиров, что помогает сохранить окружающую среду.

Вы можете хранить больше информации в цифровом виде. Серверы и внешние жесткие диски позволяют перемещать документы с вашего компьютера, освобождая место на вашем устройстве и одновременно архивируя документы для безопасного хранения. Вы также сможете мгновенно получить доступ к необходимой информации, избавив себя от необходимости поиска в кипах бумаги. USB-накопители отлично подходят, когда вам нужен доступ к файлам и документам вне офиса, поскольку они подключаются к большинству компьютеров.

Комбинирование типов архивов

Цифровое архивирование способно компенсировать ограничения традиционных методов. Однако рекомендуется использовать их вместе. Хранение большого количества конфиденциальной информации на компьютере подвергнет вас риску стать жертвой хакеров. Хранение бумажных копий конфиденциальных документов под замком в шкафу для документов вашего офиса обеспечивает их безопасность с тем преимуществом, что только вы знаете, что они там.

Интернет-магазин канцелярских товаров Officea4 предлагает папки регистраторы купить в Киеве с доставкой во все регионы Украины. В столице возможен самовывоз и курьерская доставка.